Tips til frivilligrekruttering / Tips for Volunteer Recruitment

[English version below]

Den bedste vej til at rekruttere frivillige kan siges kort: Klar kommunikation. Vi har samlet en række gode råd til klar kommunikation i vores Guide til den gode arrangørbeskrivelse og Guide til den gode event- og opgavebeskrivelse. Bl.a. skal det være tydeligt, hvad opgaven indebærer og hvilket fællesskab, den frivillige bliver en del af. Har du allerede fulgt vores guides, og vil du stadig booste rekrutteringen af frivillige yderligere til dit event? Så læs med her.

• Udgiv dine beskrivelser på både dansk og engelsk. Vores platform er både på dansk og engelsk. Mange frivillige, foretrækker at bruge platformen på et af de to sprog - også selvom de taler begge sprog. Derfor bør du altid udgive dit indhold på begge sprog. Platformen har en AI-assistereret oversættelsesfunktion, som gør det let for dig.

• Korte(re) vagter og attraktive opgaver. Nogle frivillige har ikke lyst til at afsætte en hel dag til en frivilligopgave, så find ud af, hvornår på dagen, du har mest brug for frivillige, og udbyd vagter af kortere varighed. Vi anbefaler normalvis opgaver á 4-6 timer. Derudover er opgaver under et event typisk mere attraktive end opstillingsopgaver før og oprydningsopgaver efter et event. Overvej derfor at fokusere de frivillige kræfter på eventdagen(e). Alternativt kan du overveje at gøre vagterne før og efter et event særligt attraktive for frivillige.

• Tilføj kontaktinformation på både arrangør-, event- og opgavebeskrivelse. Indtil alle BETA-platformens kommunikationskanaler er fuldt udbyggede, så er det vigtigt at tilføje kontaktinformation flere steder. Det gør det lettere for frivillige at kontakte dig med spørgsmål.

• Del dit event i alle relevante fysiske og digitale netværk. Selvom vores platform er dedikeret til rekruttering af frivillige, så er det ikke altid nok. Vores platform er tilgængelig for alle, og det er først, idet man aktivt tilmelder sig en opgave, at man bliver bedt om at logge ind. Det gør det nemt at dele dit event vidt og bredt. F.eks. til frivillige, du har kontakt til, eller i relevante grupper på sociale medier.

• Inviter en ven. Har du allerede rekrutteret en håndfuld frivillige, er det altid en god idé at spørge dem, om de har en ven/nabo/familiemedlem, de har lyst til at invitere med som frivillig til arrangementet. Ligesom du har et netværk, du kan aktivere, har de fleste frivillige også. Rekruttering af familie, venner og kolleger er en af de mest udbredte indgange til frivillighed generelt.

• Tilbyd et uforpligtende infomøde. I nogle tilfælde kan et online eller fysisk infomøde et par uger, før dit event løber af stablen, være en god måde at engagere frivillige. Der kan være mange, der har behov for mere info, før de tilmelder sig en opgave. Du kan angive tid, sted og praktisk information om et infomøde i din eventbeskrivelse.

• Anerkendelse og tak. Når du bruger frivillige til dit arrangement er anerkendelse og tak vigtigt for at motivere de mennesker, der stiller sig til rådighed og hjælper med at løfte dit event. Det er derfor altid værd at genoverveje, hvordan du anerkender og takker dine frivillige. Du kan f.eks. tilbyde forplejning, særlige oplevelser eller fester til dine frivillige, der kan gøre frivilligopgaverne mere attraktive.

English Version

The most crucial ingredient for recruiting volunteers can be summed up in two words: Clear communication. We have gathered a series of helpful tips for clear communication in our Guide to the Good Organizer Description and Guide to the Good Event and Task Description. For instance, it should be clear what the task involves and what community the volunteer will be a part of. Have you already followed our guides and still want to boost volunteer recruitment for your event? Then read on.

• Publish your descriptions in both Danish and English. Our platform is available in both Danish and English. Many volunteers prefer to use the platform in one of the two languages, even if they speak both. Therefore, you should always publish your content in both languages. The platform has an AI-assisted translation function that makes it easy for you.

• Short(er) shifts and attractive tasks. Some volunteers are not able to commit themselves to a full day for a volunteer task, so figure out when you need volunteers the most and offer shorter shifts. We recommend tasks around 4-6 hours long. Additionally, tasks during an event are typically more attractive than setup tasks before and cleanup tasks after. Therefore, consider focusing volunteer efforts on the event day(s). Alternatively, you might consider making the shifts before and after the event particularly attractive for volunteers.

• Include contact information in organizer, event, and task descriptions. Until all the communication channels of the BETA platform are fully operational, it is important to include contact information in multiple places. This makes it easier for volunteers to contact you with questions.

• Share your event in all relevant physical and digital networks. Even though our platform is dedicated to volunteer recruitment, it is not always enough. Our platform is accessible to everyone, and it is only when someone actively signs up for a task that they are asked to log in. This makes it easy to share your event widely, for instance, with volunteers you are in contact with or in relevant groups on social media.

• Invite a friend. If you have already recruited part of the needed volunteers, it is a good idea to ask them if they have a friend/neighbor/family member they would like to invite as a volunteer for the event. Just as you have a network you can activate, most volunteers do too. Recruiting family, friends, and colleagues is one of the most common ways to recruit volunteers in general.

• Offer an info meeting. In some cases, an online or physical info meeting a few weeks before your event can be a good way to engage volunteers. Many people may need more information before signing up for a task. You can indicate the time, place, and practical information about an info meeting in your event description.

• Recognition and thankfullness. When you use volunteers for your event, recognition and thanks are important to motivate the people who are available and help support your event. It is always worth reconsidering how you recognize and thank your volunteers. For example, you could offer refreshments, special experiences, or parties for your volunteers to make the volunteer tasks more attractive.