Guide til arrangører: Den gode event- og opgavebeskrivelse / Guide for organizers: The good event- and task description

[English version below]

Når du har oprettet dig som arrangør på platformen og udfyldt din arrangørbeskrivelse (se guide HER) er det blevet tid til at oprette dine event(s) og frivilligopgaver.

Den gode eventbeskrivelse

En arrangørorganisation kan have et eller flere events på platformen. Beskrivelsen af dit event skal være overordnet. Du skal ikke beskrive de konkrete opgaver her, men i stedet formidle et godt og kortfattet overblik over dit event. Generelt skal en eventbeskrivelse give frivillige lyst til at deltage i jeres event, så motivér:

• hvorfor I bruger I frivillige

• hvordan man er (en god) frivillig hos jer

• hvad frivillige laver hos jer, og hvad I giver til dem

Vi har følgende gode råd til dig:

• Et foto, der signalerer eventets kerneaktivitet, dets logo eller lignende, eller som alternativt giver en fornemmelse af stemningen ved at være frivillig til eventet. F.eks. med fokus på oplevelsen, fællesskabet, frivilligfordele osv. Hvis det er et gentagende evnet, så kunne det være et foto fra tidligere år.

• En generel introduktion til jeres event. Lav en kort og præcis eventbeskrivelse målrettet de frivillige. Hvad kan den frivillige opleve? Hvordan er (frivillig)stemningen? Hvis dit event er udpræget værdibåret, så tydeliggør det: Hvis eventet har et godgørende formål - f.eks. socialt, humanitært eller samfundsmæssigt - så skriv det. Hvis eventet har en bestemt kulturel/kunstnerisk profil eller mission, så skriv det.

• En beskrivelse af jeres frivillighed. Hvilke opgaver løser frivillige typisk? (I overskrifter. Gentag ikke opgavebeskrivelserne). Har I særlige traditioner - fx. fester, frivilligevents mv.? Er der f.eks. forskelle/forbedringer ift. tidligere år? Er der noget særligt ved netop dette evnet, som den frivillige kan glæde sig til?

• Det praktiske og formelle: Forplejning, dresscode, merch mv. Vi opfordrer altid til at sørge for forplejning til de frivillige. Så noter gerne her, hvad de kan forvente og/eller om de skal medbringe mad og drikke hjemmefra. Notér også, hvorvidt der er en særlig dresscode for frivillige til jeres event, vil der f.eks. blive udleveret t-shirts, keyhangers el. lign.?

• Navn og kontaktinfo på eventets frivilligkoordinator angives nederst i beskrivelsen.

Den gode opgavebeskrivelse

Endelig er det blevet tid til at oprette dine opgaver. Den gode opgavebeskrivelse er helt central for dynamisk frivillighed. Den afgør, hvorvidt de frivillige tilmelder sig opgaver til dit event, og er den primære forventningsafstemning mellem dig og den frivillige.

Vi har følgende guidelines for en god opgavebeskrivelse:

• Formål. Hvordan understøtter opgaven begivenheden? Hvilken sammenhæng indgår den i?

• Opgavebeskrivelse. Beskriv, hvad der skal gøres fra start til slut. Giv den frivillige et klart billede af opgaven - skriv konkrete eksempler eller lav en liste over de konkrete delopgaver. En god opgavebeskrivelse øger den frivilliges engagement, øger kvaliteten i opgaveudførelsen og meget mere. Men frem for alt letter en velbeskrevet opgave den efterfølgende kommunikationen betragteligt.

• Krav. Hvad kræver opgaven af den frivillige? Dette inkluderer kompetencer, sundhedskrav, fysiske og mentale krav. Er vagten fysisk udfordrende? Skriv fx "Denne opgave kræver et godt helbred og en vis styrke. Du kommer til at stå op og gå en del rundt i løbet af vagten." Angiv altid sprogkrav: Er det fx nødvendigt, at alle dine frivillige taler dansk? Eller er dansk 'nice to have', mens flydende engelsk er obligatorisk?

• Praktiske instruktioner. Giv praktiske oplysninger, som ikke handler direkte om opgaven. Hvor kan man klæde om? Hvem skal man henvende sig til? Er der indlagt en spisepause? Er en eller flere opgaver udendørs, så mind de frivillige om at huske passende tøj.

• Fordele. Hvad kan den frivillige forvente at få? Dette inkluderer specifikt forplejning og pauser, men også eventuelle gaver, t-shirts, gratis billetter/armbånd osv. Fordelene kan være symbolske eller have en reel værdi, men uanset, så er de med til at vise anerkendelse af den frivillige indsats, og det øger interessen for opgaven betragteligt.

Sproglige krav til opgavebeskrivelser:

• Brug et ligefremt sprog i en venlig tone. Giv læseren alle informationer, men undgå gentagelser. Det gælder også gentagelser mellem eventbeskrivelsen og opgavebeskrivelsen.

• Omtal jer selv med jeres organisations navn tidligt i opgavebeskrivelsen, og anvend derefter 3. person flertal (vi) med undtagelse af første gang I omtaler jer selv. Eks.: “NordForSyd har brug for frivillige til at tjekke billetter” og herefter kan “vi” benyttes.

• Skriv til de frivillige i 2. person ental. Skriv: “Som garderobevagt skal du tage imod gæsternes overtøj”. Skriv ikke: “Som garderobevagt skal man tage imod gæsternes overtøj”.

Tip: Platformen gemmer automatisk alle dine beskrivelser. Så den tid, du bruger på at formulere både events og opgaver, er godt givet ud, da du herefter nemt kan tilgå og genbruge dem, næste gang du skal oprette et event.

Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen.
NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.

English

Once you have registered as an organizer on Rehelper and completed your organizer description (see guide HERE), it is time to create your event(s) and volunteer shifts.

The Good Event Description

An organization can create one or multiple events on their home page. The specific event can entail multiple dates as well as tasks, which makes it important that the description of your event should be a general overview. You do not need to describe the specific tasks, but instead focus on a good and concise presentation of your event. Generally, an event description should make volunteers want to participate in your event, so motivate:

• why you use volunteers

• how to be a (good) volunteer with you

• what volunteers offer to your event, and what you give back to them in return

Furthermore we advise you to add:

• A photo that signals the core activity of the event, a logo, or alternatively gives a sense of the atmosphere of being a volunteer at the event: the experience, community, volunteer benefits, etc. If it is a recurring event, it could be a photo from previous years.

• A general introduction to your event. Create a short and precise event description targeted at the volunteers. What is special about the volunteer experience? What is the (volunteer) atmosphere like? If your event is value-driven, make it clear. If the event has a charitable purpose (social, humanitarian) write it. If the event has a specific cultural/artistic profile or mission, write it.

• A description of your volunteer culture. What tasks do volunteers typically perform? (In headlines. Do not repeat the task descriptions). Do you have any special traditions - e.g., parties, volunteer events, etc.? Are there any notable differences/improvements compared to previous years? Is there something special about this event that the volunteer can look forward to? etc.

• The practical and formal: Catering, dress code, merch, etc. We always encourage that you provide food/snacks/beverages for your volunteer team. So make sure to note what they can expect and/or whether they should bring food and drinks from home. Also note whether there is a special dress code for volunteers at your event, for example, will t-shirts, key hangers, etc. be provided?

• The name and contact information of the volunteer coordinator.

The Good Task Description

Finally, it is time to create your tasks. The good task description is crucial for dynamic volunteering. It determines whether volunteers sign up for tasks at your event, and it is the primary way to align expectations between you and the volunteer.

We have the following guidelines for a good task description:

• Purpose. How does the task support the event? What context does it fit into?

• Task description. Describe what needs to be done from start to finish. Give the volunteer a clear picture of the task - write specific examples or make a list of the specific sub-tasks. A good task description increases the volunteer's engagement, improves the quality of task execution, and much more. But above all, a well-described task greatly eases subsequent communication.

• Requirements. What does the task require from the volunteer? This includes skills, health requirements, physical and mental demands. Is the shift physically challenging? Or does the task require social host skills? We have a diverse group of volunteers, and to make sure that everybody who signs up for a task are able to perform it, it is important to clarify this in advance. For example: "This task requires good health and some strength. You will be standing and walking a lot during the shift." Always specify language requirements: Is it necessary that all volunteers speak Danish? Or is Danish 'nice to have', while fluent English is mandatory?

• Practical instructions. Provide practical information that is not directly about the task. Where can one change clothes? Who should one contact? Is there a scheduled meal break? If one or more tasks are outdoors, remind volunteers to wear appropriate clothing.

• Benefits. What can the volunteer expect to get? This includes specifically catering and breaks, but also any gifts, t-shirts, free tickets/wristbands, etc. The benefits can be symbolic or have real value, but regardless, they help show appreciation for the volunteer effort, and they greatly increase interest in the task.

Language requirements for task descriptions:

• Use straightforward, friendly language. Give the reader all the information but avoid repetitions. This also applies to repetitions between the event description and the task description.

• Mention your organization by name early in the task description, and then use the third-person plural (we) with the exception of the first time you refer to yourself. For example: “North Festival needs volunteers to check tickets” and thereafter “we” can be used.

• Address the volunteers in second-person singular, e.g.: “As a cloakroom attendant, you must take care of guests' coats.” Do not write: “As a cloakroom attendant, one must take care of guests' coats."

Pro tip: The platform automatically saves all your descriptions. So the time you spend writing both events and tasks is well spent, as you can easily access and reuse them the next time you need to create an event. Happy typing!

Pro tip: Cultural Volunteers have a wide range of volunteers, so we recommend that you communicate in both Danish and English. Our platform has a built-in AI-assisted translation feature, so when you have uploaded the Danish content, this can be used to translate your text, so it automatically appears on the English version of the platform.
NB: If it is a requirement that one speaks either Danish or English for a task, this should of course be clearly stated in your description.