Fællesskabsregler for arrangører / Community Rules for Organizers

[English version below]

Når du som arrangør opretter events, der er annonceret gennem Kulturens Frivillige, er det dig, der er ansvarlig for og har kontakten til de frivillige, der tager vagter til dit event. Du er som arrangør ansvarlig for, at den frivilliges opgave er lovlig, og at den udføres trygt og forsvarligt. Hvis du er i tvivl om dit ansvar overfor de frivillige, der udfører opgaver for dig til dit event, så tænk på, at du som udgangspunkt har samme forpligtelser overfor dem, som hvis de var ansatte hos dig.

Samtidig indgår du gennem Kulturens Frivillige i et større fællesskab med andre eventarrangører og alle de frivillige. Vores opgave er at understøtte kommunikation og samarbejde mellem frivillige og arrangører, så begge parter får den bedst mulige oplevelse. Derfor har vi også et regelsæt, som arrangører, der benytter Kulturens Frivilliges tilbud og services, skal efterleve.

Fællesskabsregler for arrangører i Kulturens Frivillige

Når du benytter Kulturens Frivilliges tilbud og services - herunder vores online platform - så forventer vi, at du lever op til vores fællesskabsregler for arrangører og frivilligkoordinatorer:

1. Fremmøderegistrering. Du skal registrere alle frivillige, der møder op på til de frivilligvagter, som de er tilmeldt på det anviste sted og det angivne tidsrum. Alle tilmeldte vagter fremgår af dit events vagtplan i Kulturens Frivilliges frivilligplatform, og det er også her, du skal registrere fremmøde. Frivillige, der udebliver uden afbud skal du registrere som udeblevet, og også gerne meddele det til Kulturens Frivillige.

2. Intet ulønnet arbejde. Kulturens Frivillige formidler frivilligopgaver til frivillige, der har tid, lyst og evner til at udføre dem. Hvis du som alternativ til en frivillig indsats - f.eks. hvis det ikke lykkes at rekruttere frivillige til opgaven - vil betale honorar eller løn for, at opgaven udføres, så er der formentlig tale om ulønnet arbejde. Kulturens Frivillige formidler ikke ulønnet arbejde.

3. Gennemsigtighed og tydelig kommunikation. Du kommunikerer tydeligt gennem event- og opgavebeskrivelser og i den løbende kommunikation med de frivillige, hvad du forventer af dem, og hvad de kan forvente af dig og af det at være frivillig til dit event. Er der særlig viden, evner eller andre forhold ved dit evnet - f.eks. et særligt adfærdskodeks, en særlig personlig indstilling mv. - så skal dette fremgå tydeligt af event- og/eller opgavebeskrivelse.

4. Rimelige opgaver. Du sørger for, at udbyde opgaver, der lovligt og med rimelighed kan udføres af frivillige. Som udgangspunkt gælder det, at Kulturens Frivillige ikke formidler opgaver, der udelukkende er renovations-, renholds- og rengøringsopgaver. Frivilligvagter bør ikke være urimeligt lange, de bør inkludere en eller flere pauser og alle frivilligopgaver bør kunne udføres uden ubehag for den frivillige. Hvis opgaven er særligt krævende eller kan involvere ubehag, så skal dette tydeligt fremgå af opgavebeskrivelsen. Det kunne f.eks. være særligt lange vagter, vager uden pauser, larmende omgivelser, udsathed for vejr og vind, tunge løft mv. Kulturens Frivillige formidler under ingen omstændigheder farlige eller ulovlige opgaver. Det er arrangørens ansvar til enhver tid at kunne dokumentere, at den frivillige udfører opgaven forsvarligt, lovligt og trygt.

5. Tolerance og inklusion. Du udviser en tolerant og åben indstilling til forskellighed ift. køn, alder, handicap, seksuel orientering, kultur, sprog etc. Kulturens Frivillige formidler opgaver til en bred, international og mangfoldig gruppe af frivillige.

6. Alkohol. Frivillige må som udgangspunkt ikke indtager alkohol i forbindelse med deres frivilligvagt. Kun i tilfælde, hvor du tydeligt og eksplicit - f.eks. skriftligt - angiver, under hvilke forudsætninger, der må indtages alkohol, er det tilladt. Derudover må du ikke rekruttere frivillige under 18 år til opgaver, der involverer skænkning af alkohol mv.

7. Anerkendelse, fleksibilitet og motivation. Som arrangør forventes du at modtage de frivillige med respekt, varme og taknemmelighed. Du inkluderer dem i dit event og anerkender dem for deres indsats. Du motiverer dem - og giver også gerne ekstra plads og ansvar til særligt engagerede frivillige, der udviser ekstraordinært initiativ, loyalitet, fleksibilitet og ansvarsbevidsthed.

8. Samarbejde. Du giver før og under eventet tydelige anvisninger for opgavens udførelse, herunder anvisninger om god opførsel, godt værtskab og god tone til eventet. Du prioriterer de frivilliges oplevelse af tilhørsforhold med dit event og fællesskab med jer og hinanden. Du fordeler opgaverne rimeligt og meningsfuldt.

9. Pauser og hvile. Alle vagter på mere end et par timer bør inkludere pauser for de frivillige. Du er ansvarlig for en klar forventningsafstemning med de frivillige og en klar kommunikation til dem. Du udviser desuden imødekommenhed overfor frivillige, der har brug for pauser eller for at “trække sig” en stund.

10. Kommunikation. Du forpligter dig til at kommunikere rettidigt til de frivillige før, under og efter eventet, så de frivillige holdes motiveret. Du giver dine frivillige de bedst mulige forudsætninger for at løse deres opgaver godt og bidrager til en god frivilligoplevelse. Du sørger for, at alle opgavebeskrivelser er fyldestgørende, og at de inkluderer nødvendige krav til kompetencer, sundhed, fysik, mentalitet, sprog, samt information om opgavens udførelse, arbejdsmiljø, forplejning osv. Bliver du mod forventning nødt til at aflyse en frivilligopgave, er det dit ansvar at sikre, at denne information når frem til de(n) tilmeldte frivillige. Du anvender kommunikationskanalerne på Kulturens Frivilliges platform, og du læser mails og andre skriftlige henvendelser fra Kulturens Frivillige.

Generelle rammer og regler for frivillighed i Danmark

Vi henviser i forbindelse med de lovgivningsmæssige rammer for frivillighed til Center for Socialt Frivilligt Arbejde, som på deres hjemmeside oplyser om en række relevante love og regler for frivilligt arbejde: https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner.

Derudover følger en række af forskellige regler og retningslinjer for personer, der eksempelvis er ledige eller udlændinge. Her er det naturligvis op til den frivillige at afklare sin situation med enten a-kasse eller kommune, imens vi henviser udlændige til at kontakte https://uim.dk/siri for mere information.

Øvrigt

Når du bruger vores online platform, så er det Kulturens Selvstændige, der er dataansvarlig og det er Xooom Aps, der er databehandler.

///

English version:

As an organizer creating events announced through Cultural Volunteers, you are responsible for and have contact with the volunteers who take shifts at your event. As an organizer, you are responsible for ensuring that the volunteer's task is legal and safe, and that it is carried out properly. If you are in doubt about your responsibility towards the volunteers performing tasks for you at your event, remember that you essentially have the same obligations towards them as if they were employees.

At the same time, through Kulturens Frivillige, you are part of a larger community with other event organizers and all the volunteers. Kulturens Frivillige is Copenhagen's largest provider of event volunteers. We work to support communication and collaboration between volunteers and organizers, so both parties get the best possible experience. Therefore, we also have a set of rules that organizers, who use Kulturens Frivillige's offers and services, must comply with.

Community Rules for Organizers

When you use Cultural Volunteers’ services - including our IT platform - we expect you to follow our community rules for organizers and volunteer coordinators:

1. Attendance Registration. You must register all volunteers who show up to the volunteer shifts they have signed up to at the specified time and place. As well as you need to register that they stayed until the end of the shift. All registered shifts are available in your shift schedule on our volunteer platform (Rehelper) at rehelper.dk/portal/kulturens, which is also where you register attendance.

2. No Unpaid Work. Cultural Volunteers promote volunteer tasks to volunteers who have the time, desire, and skills to perform them. Cultural Volunteers do not provide volunteers to perform unpaid work. This means that in the case, you fail to recruit volunteers for a task, and you instead pay a fee or wage for the task to be performed, then the task classifies as unpaid work and cannot be submitted to our platform.

3. Clear Communication. It is important to write thorough event and task descriptions, where you make clear what you expect from volunteers, what the volunteers can expect from you/ from being a volunteer at your event. If there are special circumstances at your event -for example, a special code of conduct, a special personal attitude etc.- this must be clearly stated in the event and/or task description.

4. Reasonable Tasks. You must ensure that all tasks are reasonable to be performed by volunteers. Cultural Volunteers do not provide tasks that are exclusively renovation, maintenance, and cleaning tasks. Volunteer shifts should not be unreasonably long, they must include one or more breaks and all volunteer tasks should be able to be performed without discomfort for the volunteer. If the task is particularly demanding or can involve discomfort, this must be clearly stated in the task description, e.g.: long shifts, shifts without breaks, noisy environments, exposure to weather and wind, heavy lifting etc. Cultural Volunteers do not, under any circumstances, provide dangerous or illegal tasks. It is the organizer's responsibility to be able to document at all times that the volunteer can perform the task responsibly, legally, and safely.

5. Tolerance and Inclusion. You have a tolerant and open attitude towards diversity in terms of gender, age, disability, sexual orientation, culture, language etc. Cultural Volunteers promotes tasks for a wide, international, and diverse group of volunteers.

6. Alcohol. Cultural Volunteers encourage volunteers not to consume alcohol in connection with their volunteer shift. If you allow the volunteers to drink alcohol, you must explicitly - ex. in writing - specify under what conditions it may occur at your event.

7. Recognition, Flexibility, and Motivation. As an organizer, you are expected to receive the volunteers with respect, warmth, and gratitude. You include them in your event and acknowledge them for their efforts. You motivate them - and may offer certain advantages (e.g. extra responsibility) to volunteers who show extraordinary initiative, loyalty, flexibility, and responsibility.

8. Cooperation. You provide clear instructions for the execution of the task before and during the event, including instructions on good behavior, good hosting, and general etiquette at the event. You prioritize the volunteers' overall experience of belonging to your event, community and with each other. You distribute the tasks fairly and meaningfully.

9. Breaks and Rest. All shifts of more than a couple of hours should include breaks for the volunteers. You are responsible for a clear communication in regards to when and where they are supposed to take breaks, and you show accommodation towards volunteers who need breaks or to "withdraw" for a while.

10. Communication. You commit to communicating in a timely manner to the volunteers before, during, and after the event, so the volunteers stay motivated and have the best possible conditions to solve their tasks and have a good experience while doing so. You make sure that all task descriptions are comprehensive and include: requirements for skills, health, physical, mentality, language, as well as information about the execution of the task, working environment, catering etc. If you need to cancel a task it is your responsibility to make sure that the volunteers are aware of this in advance. You use the communication channels on Cultural Volunteers’ platform, and you read the emails you receive from us.

General Framework and Rules for Volunteering in Denmark

In connection with the legislative framework for volunteering, we refer to the Center for Social Volunteer Work, which on their website provides information about a number of relevant laws and rules for voluntary work: https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner.

In addition, a number of different rules and guidelines follow for people who, for example, are unemployed or foreigners. In this case the volunteer is responsible for clarifying their situation with either the unemployment insurance fund or municipality, while we refer foreigners to contact https://uim.dk/siri for more information.

Other

When you use our online platform, it is Cultural Volunteers who are responsible for data and Xooom Aps who is the data processor.